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E-Mail- Archivierung

Schluss mit langen Suchen. Mit Mailarchive.Online finden Sie schnell und sicher jede Mail wieder. 

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Sichere und schnelle E-Mail Archivierung

Sparen Sie Zeit und Platz mit der E-Mail-Archivierung von Mailarchive.Online. 

RECHTLICHE SICHERHEIT

Rechtssichere E-Mail-Archivierung nach GoBD, DSGVO zertifiziert.

Produktivität steigern

Verschwenden Sie nicht kostbare Zeit mit Ihrer E-Mail Suche in Outlook.

Schutz vor Datenverlust

Schutz vor Datenverlust durch Journal-Archivierung.

Speicherplatz reduzieren

Bis zu 70% Speicherplatz
einsparen.

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Warum benötigen Sie eine E-Mail-Archivierung?

Einhaltung gesetzlicher Vorschriften

Unternehmen in Deutschland müssen laut HGB und AO geschäftliche E-Mails gesetzlich vorgeschrieben archivieren.

Schutz vor Datenverlust

Die E-Mail-Archivierung schützt Unternehmen vor Datenverlust durch Hardwaredefekte, Softwareprobleme oder Cyberangriffe, indem sie wichtige Informationen sicherstellt und wiederherstellbar macht.

Schneller Zugriff auf archivierte E-Mails

Effiziente E-Mail-Archivierung erleichtert schnellen Zugriff auf alte E-Mails und Anhänge, steigert Mitarbeiterproduktivität

Rechtssicherheit bei Streitigkeiten

Archivierte E-Mails dienen bei rechtlichen Streitigkeiten als fälschungssicherer Beweis und stärken so die Verteidigungsbasis von Unternehmen.

Vereinfachung der IT-Verwaltung

Spezialisierte Archivierungslösungen erleichtern IT-Abteilungen die Verwaltung und Sicherung von E-Mail-Mengen und optimieren den Einsatz von IT-Ressourcen.

Kosteneffizienz

E-Mail-Archivierung senkt langfristig Kosten durch geringeren Speicherbedarf und steigert die Effizienz der IT-Infrastruktur.

Gesetzlich sicher

Handelsgesetzbuch (HGB)

Nach §§ 238 und 257 HGB müssen Kaufleute Bücher und Aufzeichnungen, zu denen auch der geschäftliche E-Mail-Verkehr zählen kann, ordnungsgemäß führen und für zehn Jahre aufbewahren.

Abgabenordnung (AO)

Die §§ 146 und 147 AO schreiben vor, dass Unterlagen, die für die Besteuerung wichtig sind, aufzubewahren sind. Da E-Mails Informationen zu Geschäftsvorfällen enthalten können, fallen sie ebenfalls unter diese Aufbewahrungspflicht.

GoBD

Die GoBD des Bundesfinanzministeriums präzisieren, dass steuerrelevante elektronische Dokumente und E-Mails gemäß HGB und AO jederzeit verfügbar und schnell lesbar sein müssen.

Vorteile der E-Mail-Archivierung

  • Sicherstellung Vollständiger Gesetzlicher Compliance
  • Gewährleistung Verbesserter Unternehmensdaten Integrität
  • Beschleunigte Wiederherstellung Kritischer Geschäftsdaten
  • Signifikante Kostenreduktion Durch Effiziente Speicherlösungen
  • Optimierung der E-Mail-Server Leistung und Zuverlässigkeit
  • Erhöhter Schutz Vor Datenverlust und Cyberangriffen
  • Vereinfachung der Berichterstattung für Compliance und Audits
  • Minimierung des Risikos bei Gerichtlichen Auseinandersetzungen
  • Verbesserung der Zugänglichkeit und Suchfunktion Archivierter Daten
  • uvm
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Erfolgsgeschichten

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Mike Young
Mike YoungCEO

Unsere Kunden

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FAQ - Häufig gestellte Fragen

E-Mail-Archivierung bezeichnet den Prozess des systematischen Speicherns und Verwaltens von E-Mails, um sie für zukünftige Referenzen, Compliance-Anforderungen und aus Sicherheitsgründen aufzubewahren.
E-Mail-Archivierung dient der langfristigen, suchbaren Speicherung von E-Mails für Compliance und Zugriff. Ein Backup hingegen zielt auf die kurzfristige Datenwiederherstellung nach Datenverlust ab.

Archiviert werden müssen alle E-Mails, die geschäftsrelevante Informationen enthalten, wie Vertragskorrespondenzen, Rechnungen, offizielle Mitteilungen und steuerrelevante Dokumentationen. Kurz gesagt: Alles, was als Geschäftsbrief gilt oder für die Steuer von Bedeutung ist, fällt unter die Archivierungspflicht.

Ja, die meisten E-Mail-Archivierungslösungen bieten die Möglichkeit, eingehende und ausgehende E-Mails automatisch gemäß festgelegten Richtlinien zu archivieren.

Es ist wichtig zu beachten, dass E-Mail-Programme wie Outlook oder Thunderbird Drittanbieter-Lösungen benötigen, um eine vollständig gesetzeskonforme Archivierung zu gewährleisten. Die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben ist letztlich die Verantwortung des Unternehmens.

Die Zugriffskontrolle wird durch Berechtigungskonzepte der Archivierungslösung geregelt, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf die archivierten Daten haben.
Archivierte E-Mails bleiben unabhängig vom E-Mail-Anbieter erhalten. Die Migration oder Integration in ein neues System hängt von der Kompatibilität der Archivierungslösung ab.
Archivierte E-Mails dürfen in der Regel gelöscht werden, sobald die gesetzliche Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, sofern keine anderen rechtlichen Aufbewahrungsgründe vorliegen.
Die Aufbewahrungsfristen variieren je nach Art der Information und gesetzlicher Vorgabe, typischerweise zwischen sechs und zehn (Kalender) Jahren für geschäftliche Korrespondenzen.
In Deutschland erfordern das Handelsgesetzbuch (HGB), die Abgabenordnung (AO), die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und andere branchenspezifische Vorschriften die Archivierung von E-Mails.
Die Archivierung von E-Mails ist wichtig, um gesetzliche Aufbewahrungspflichten zu erfüllen, Datenverlust zu vermeiden, die E-Mail-Serverleistung zu verbessern und ein effizientes Informationsmanagement zu gewährleisten.

Ihr Ansprechpartner

Moin, 
mein Name ist Christian Hainke. Ich bin Ihr Ansprechpartner bei Ihren Fragen rund um die E-Mail-Archivierung. Sie haben Fragen? 
Dann kontaktieren Sie mich:

Christian Hainke

 

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